تعریف ERP

جهت نظام برنامه ریزی سازمانی تعاریف متفاوتی ارائه شده است، صورت نمونه به برخی از آنها اشاره می گردد: برنامه ریزی منابع سازمانی یک تفکر، فناوری و سیستمی برای مدیریت موثرتر تمام منابع در یک سازمان است که این مدیریت از طریق اتوماسیون و یکپارچه کردن تمام فرآیندها و در نتیجه بالا بردن کارایی سازمان است. برنامه ریزی منابع سازمانی، یک راه‌حل سیستمی مبتنی بر فناوری اطلاعات است که منابع سازمان را توسط یک سیستم به هم پیوسته، به سرعت و با دقت و کیفیت بالا در کنترل مدیران سطوح مختلف سازمان قرار می‌دهد تا به طور مناسب فرایند برنامه‌ریزی و عملیات سازمان را مدیریت نمایند. برنامه ریزی منابع سازمانی، سیستمی است که با هدف ایجاد پی بستر مناسب برای انجام کامل مدیریت امور شرکت ها طراحی شده است. با استفاده از این سیستم، امکان ارتباط بین تمام واحدهای یک شرکت تجاری و بازرگانی وجود داشته و مدیر شرکت در هر لحظه می تواند در تمام امور شرکت نظیر: امور مالی، پرسنلی و تولید، نظارت و مدیریت داشته باشد. این سیستم باعث می شود تا تمام بخش های یک شرکت و عملیات انجام شده در آن ها، دریک سیستم کامپیوتری جمع آوری شوند؛ به گونه ای که سیستم مذکور بتواند تمام نیازهای شرکت را در مدیریت، برطرف کند. برنامه ریزی منابع سازمانی، روشی برای برنامه‌ریزی و کنترل مؤثر تمامی منابع موردنیاز برای دریافت، تولید، ارسال و پاسخگویی به نیازهای مشتریان در شرکت های تولیدی، توزیعی و خدماتی. ( تعریف انجمن کنترل تولید و موجودی آمریکا )
همانگونه که مشاهده می شود در تمامی تعاریف فوق می توان نکات مشترک زیر وجود دارد: ERP یک نظام مدیریتی می باشدERP مبتنی بر یک نظام یکپارچه در تمام سطوح سازمان می باشد هدف از اجرای ERP برنامه ریزی و کنترل کلیه منابع سازمانی می باشد که با اجرای آن افزایش بهره وری منابع در سازمان به رخ خواهد داد. ERP یک نظام اطلاعات محور می باشد.

مزایا استفاده از ERP

دراین بخش به عمده مزایای استقرار نظام ERP در سازمان اشاره می گردد: ایجاد یکپارچگی سازمانی از بعد اطلاعاتی و افزایش سازگاری در اطلاعات موجود در سازمان. استاندارد سازی کلیه فرایندهای سازمانی. مهندسی مجدد فرایندهای سازمانی و کاهش زمان انجام آن ها. افزایش رضایت مشتریامکان و یا تسهیل توسعه سیستم ها و تکنولوژی های جدیدتوسعه زیر ساخت لازم به منظور وارد شدن به تجارت الکترونیک (E- Business). حذف فعالیت های تکراری ثبت داده های عملیاتی در حین انجام کارحفظ امنیت نگه داری داده ها به صورت متمرکز و برنامه ریزی شده دسترسی سریع و به روز به داده ها ردیابی و کنترل سریع و آسان سفارشات مشتریان افزایش بهره وری و کاهش زمان اجرای هر فرایند کاهش حجم موجودی مواد وکالا بهبود تصمیم گیری به دلیل دسترسی به داده های به روز و مناسب افزایش قابلیت انطباق پذیری سازمان با تغییرات شرایط کسب و کار با توجه به مزایای ذکر شده بطور خلاصه می توان گفت: ERP باعث افزایش سود آوری و تداوم فعالیت سازمان می شود.

معایب استفاده از ERP

علی رغم وجود مزایای فراوان جهت استقرار نظام برنامه ریزی منابع سازمانی، باید توجه داشت که این نظام معایب و چالش هایی را نیز با خود خواهد داشت که به اهم این موارد در این بخش اشاره می شود. هزینه های آشکار و پنهان استقرار ERP زیاد می باشد. با توجه به ایجاد تغییر در روش عملکرد پرسنل در قبال فرایندهای کسب و کار از یکسو و تغییر در فن آوری های سازمان از سوی دیگر، استقرار این نظام باعث ایجاد چالش، استرس و مقاومت در سازمان می گردد. جهت استقرار و نگهداری این نظام نیاز به نیروی متخصص و با تجربه دارد استفاده از نرم افزارهای یکپارچه در این نظام باعث دشوار شدن کار در برخی از واحدها خواهد شد.

عوامل موثر بر موفقیت نظام ERP

برای دستیابی به تمامی اهداف اجرای پروژه استقرار نظام ERP باید عوامل موفقیت و شکست پروژه های اجرای شده در سایر سازمان ها را بررسی کرد. در این بخش مهمترین عوامل موثر بر موفقیت اجرای این نظام را به ترتیب و بصورت تیر وار بیان شده است.
حمایت مدیریت ارشد سازمان
شایستگی تیم مجری پروژه
همکاری موثر بین بخشهای مختلف سازمان و برقراری ارتباطات مناسب بین بخشی
تبیین اهداف پروژه بصورت شفاف
مدیریت دقیق پروژهارائه پشتیبانی کافی توسط سازمان ارائه دهنده نرم افزاردقت در انتخاب نرم افزاراعمال مدیریت تغییر صحیح و مناسب
ارائه آموزش در سطوح مختلف
مستند سازی
مدیریت مناسب انتظارات

عوامل خطر در مسیر استقرار نظام ERP

با توجه به بررسی های انجام شده در مورد پروژهای شکست خورده استقرار ERP مهمترین عوامل خطر در این مسیر بشرح زیر می باشد:
عدم انتخاب محصول مناسب که نیازمندیهای سازمان را به خوبی مرتفع نماید.
عدم انتخاب شرکت مناسب برای استقرار محصول عدم تخصیص نیروهای مدیریتی و کارشناسی تمام وقت از سوی مشتری
عدم تعیین دقیق حوزه انجام کار در قرارداد
عدم توجه به مدیریت تغییرات در سازمان مشتری
عدم آشنایی و مهارت تیم پیمانکار با فرایندهای کارفرما
عدم وجود ارتباطات و جلسات مناسب بین تیم اجرایی پیمانکار و کارفرما
عدم وجود یک متدولوژی مشخص برای استقرار
عدم وجود آموزش کافی برای کاربران عدم تطابق مسایل بومی و فرهنگی پیش بینی شده در نرم افزار با مسایل مورد نیاز مشتری، این مورد یکی از مهمترین دلایل عدم موفقیت به کار گیری نرم افزارهای ERP، خارجی در ایران می باشد؛ چرا که بنا به دلایل خاص فرهنگی کشورمان و زبان فارسی، بسیاری از نرم افزارهای خارجی هنوز با نیازهای سازمان های ایرانی به طور کامل تطبیق نیافته اند.
عدم پشتیبانی و حمایت کافی از سوی مدیران ارشدکارفرما

معیارهای انتخاب نرم افزار جهت استقرار ERP

انتخاب یک نرم افزار یکپارچه (ES) مناسب یکی از الزامات و در عین حال از چالشهای مهم در اجرای پروژهای ERP می باشد. لذا در این بخش به مهمترین معیارهای انتخاب نرم افزار ES اشاره می گردد. انعطاف پذیری: نرم افزار باید قادر به پاسخگویی به نیازهای متغییر سازمان ها و شرکت های استفاده کننده باشند. طراحی ماژولار و باز: طراحی نرم افزار باید به گونه ای باشد که هرجزئی از نرم افزاری بتواند بدون تاثیر در رویه های دیگر در هر زمانی تغییر کرده، اضافه یا حذف گردد. فراگیر بودن و انطباق با نیازهای سازمانی: نرم افزار باید وظایف سازمانی مختلفی را مورد پشتیبانی قرار دهند. استفاده از بهترین روش های موجود (Best Business Practices): باید مجموعه ای از بهترین رویه های مورد استفاده و تجربه شده در این نرم افزارها گردآوری شده باشد. پشتیبانی و پاسخگویی به نیازهای خاص صنعت: با توجه به وجود نیازمندی های خاص هر صنعت توانایی پاسخگویی به این نیازها را داشته باشد. امکان یکپارچه سازی نرم افزار با سایر نرم افزارهای موجود: با توجه به وجود نرم افزارهای عملیاتی دیگر در سازمان مجموعه نرم افزار انتخاب شده باید قابلیت یکپارچه شدن با سایر نرم افزارها را داشته باشد. نحوه ارائه پشتیبانی: چگونگی ارائه خدمات پشتیبانی چه در زمان استقرار و چه در دوره نگهداشت نظام اهمیت بسیار بالایی دارد. لذا نحوه ارائه این خدمات باید در زمان انتخاب نرم افزار مد نظر قرار گیرد.

روش های استقرار ERP

بطورکلی سه روش را در استقرار نظام برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) وجود دارد که بصورت خلاصه به آنها اشاره می گردد: روش استقرار همزمان در کل سازمان (Big-Bang Approach): این روش در گذشته زیاد مورد استفاده قرار می گرفت. بطوری که همه سیستم های قدیمی به یکباره کنار گذاشته می شد و سیستم جدید جایگزین آن می شد ولی بدلیل ریسک بالای این کار و مقاومت شدید کارکنان و سایر مسائل این روش امروزه به هیچ وجه پیشنهاد نمیشود و کمتر مورد استفاده قرار می گیرد. روش استقرار نمونه ای (Pilot Approach): در این روش بخشی از سازمان را که بر روند کار سازمان نقش کلیدی و اصلی را ایفا نمی کند به عنوان آزمایش مورد استفاده قرار داده و سیستمها را در آن راه اندازی میکنند و پس از حصول اطمینان از موفقیت این کار، سایر بخش های اصلی نیز شروع به راه اندازی می گردند و در این راه از تجربیات حاصل از پروژه آزمایشی استفاده می کنند. در این روش می توان اشکالات احتمالی بوجود آمده را در زمان لازم شناسایی کرد و نسبت به رفع آنها به بهترین شکل اقدام نمود. از طرفی این رویکرد از ریسک کمتری برخوردار است و توجه مدیران ارشد و تیم راه اندازی متوجه بخش خاصی از سازمان خواهد شد ولی این روش ممکن است زمان راه اندازی کل پروژه را طولانی کند. روش استقرار مرحله ای (Phased Approach): در این روش، هدف بجای پیاده سازی کل پروژه ERP بر ماجول ها و اجزایی از این سیستم ها متمرکز است. به این ترتیب که ابتدا تیم راه اندازی با مدیران ارشد در مورد اینکه چه اجزایی پیاده سازی شود به اتفاق نظر رسیده و در نهایت اقدام به راه اندازی آن می کنند. از آنجا که در عمل چنین اجزایی معمولا سیستم های حسابداری و مالی بوده است و در این بخشها معمولا تعداد نسبتا محدودی از پرسنل کل سازمان فعالیت دارند، موفقیت پروژه در این بخش ها دلیلی قاطع بر موفقیت پروژه در سطح کل سازمان نخواهد بود. نهایتا پس از تکمیل و عملیاتی شدن این بخش ها، سایر اجزای ERP نیز به ترتیب اولویت درسازمان پیاده سازی خواهد شد. در این روش طی هر مرحله تیم راه اندازی می تواند تجارب خوبی را بدست آورده و از طرفی مقاومت کارکنان نیز در سازمان کمتر خواهد شد.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *